Términos y condiciones

1. Aceptación y partes

Estos Términos y Condiciones («los Términos») rigen el acceso y uso de la plataforma Mitra, operada por OmniTech Software S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.821.996-1, domicilio en Bogotá D.C. (en adelante, «OmniTech», «Mitra» o «el Operador»). Constituyen el Contrato de prestación del servicio Mitra, y con ese nombre se identifican en la constancia de aceptación y en los registros de auditoría.

El Cliente es la persona jurídica de propiedad horizontal que registra una cuenta en la plataforma, representada por su Administrador conforme a los artículos 50 y 51 de la Ley 675 de 2001. Al reclamar su invitación y aceptar el Acuerdo de Encargo, el Administrador declara contar con facultades suficientes para vincular al Cliente.

Los usuarios finales del conjunto no son parte de estos Términos. Al reclamar su invitación, los residentes hacen dos aceptaciones con contrapartes distintas: la política de tratamiento de datos frente a la copropiedad, que es la Responsable de sus datos personales, y las «Condiciones de uso del enlace de censo» frente a OmniTech, proveedora de la plataforma — documento distinto de estos Términos que rige su uso individual de Mitra. Los demás usuarios operativos del conjunto (vigilantes y comité de convivencia) aceptan esa misma política frente a la copropiedad y, tratándose del comité, un acuerdo de confidencialidad. Estos Términos vinculan al Cliente, y su aceptación por el Administrador no sustituye ni modifica ninguno de esos documentos.

Estos Términos, la Política de Tratamiento de Datos de Mitra («la Política de Tratamiento de Datos») y el Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales forman un solo conjunto contractual: se vinculan en un mismo acto de aceptación y se interpretan de forma conjunta. En materia de protección de datos personales, prevalece lo dispuesto en esos dos documentos; estos Términos no repiten ni modifican su contenido.

2. Objeto y descripción del servicio

Mitra es una plataforma de software como servicio (SaaS) para conjuntos residenciales sometidos al régimen de propiedad horizontal en Colombia, que digitaliza el censo de residentes y mascotas, el control de acceso, la convivencia y el acceso puntual de autoridad mediante código QR temporal, entre otras funciones descritas en la documentación del producto.

El servicio se presta a través de las superficies que OmniTech ponga a disposición para cada rol (administración, residente, portería/vigilantes, comité de convivencia y, cuando aplique, el acceso público y temporal de la autoridad), sujeto a los módulos que el Cliente haya contratado conforme a la sección 3.

3. Estructura modular y contratación

3.1. El servicio se presta sobre una base no vendible (estructura digital del conjunto y registro de unidades) más los módulos contratados por el Cliente, cada uno con su propio alcance y, cuando corresponda, sus propias dependencias técnicas con otros módulos (por ejemplo, la Plataforma de Vigilantes requiere al menos un módulo de censo activo). OmniTech valida estas dependencias en el servidor; el Cliente no puede activar un módulo cuyos requisitos no cumpla.

3.2. Los módulos disponibles, sus dependencias y las tarifas aplicables constan en la propuesta comercial suscrita con el Cliente. Cualquier cambio en los módulos disponibles o en las tarifas se comunicará al Cliente con al menos treinta (30) días de anticipación antes de su entrada en vigencia para las renovaciones.

3.3. El Cliente puede solicitar la activación o desactivación de módulos en cualquier momento, escribiendo a OmniTech a la dirección indicada en la sección 19.4. La desactivación de un módulo detiene de inmediato la captura de datos nuevos asociados a él; los datos ya recolectados se rigen por el régimen de retención y supresión de la política de tratamiento de datos de la copropiedad (sección 9, «Retención y supresión»).

4. Cuentas, roles y acceso

4.1. El acceso a Mitra es sin contraseñas (autenticación por enlace o código enviado al correo o celular registrado). El Cliente y cada usuario son responsables de mantener actualizado y bajo su control el correo electrónico o número de celular asociado a su cuenta, y de notificar a OmniTech sin demora si sospechan un acceso no autorizado.

4.2. Una misma persona puede tener distintos roles dentro de un conjunto, o roles en distintos conjuntos, bajo una identidad única gestionada por la plataforma, conforme a la política de tratamiento de datos que corresponda al rol de que se trate.

4.3. El Administrador es responsable de gestionar los roles y accesos de los demás usuarios operativos del conjunto (vigilantes y comité de convivencia) dentro de la plataforma.

5. Obligaciones del Cliente

El Cliente se obliga a:

1. Suministrar información veraz, completa y actualizada sobre el conjunto y sus órganos de administración.
2. Obtener las autorizaciones de los Titulares de datos personales que le correspondan como Responsable del Tratamiento, conforme a la política de tratamiento de datos de la copropiedad y al Acuerdo de Encargo.
3. Usar la plataforma conforme a la Ley 675 de 2001, el reglamento de propiedad horizontal del conjunto y las demás normas aplicables (Decreto 768 de 2025, Ley 1801 de 2016, entre otras referidas en la documentación del producto).
4. No usar la plataforma para fines distintos a la administración legítima del conjunto, ni para recolectar datos de personas ajenas a este sin base legal.
5. Pagar oportunamente las tarifas correspondientes a los módulos contratados.
6. Designar y mantener actualizado un Administrador con facultades vigentes para operar la cuenta.

6. Obligaciones de OmniTech

OmniTech se obliga a:

1. Prestar el servicio con la diligencia propia de su actividad, sujeto a las limitaciones de disponibilidad de la sección 10.
2. Tratar los datos personales del Cliente y de los Titulares conforme al Acuerdo de Encargo y a la ley aplicable.
3. Implementar medidas de seguridad razonables y proporcionales al riesgo (cifrado, control de acceso por roles, trazabilidad de auditoría), conforme a lo descrito en el Acuerdo de Encargo.
4. Informar al Cliente sobre cambios sustanciales en el servicio, en las tarifas o en estos Términos, con la anticipación razonable que corresponda.
5. Dar soporte al Cliente a través de los canales que OmniTech habilite para tal fin.

7. Protección de datos personales

El tratamiento de datos personales por Mitra se rige íntegramente por la Política de Tratamiento de Datos de Mitra y por el Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales, instrumentos autónomos que prevalecen sobre estos Términos en esa materia. Nada en estos Términos debe interpretarse como una modificación, ampliación o restricción de las obligaciones allí descritas.

El Acuerdo de Encargo se muestra íntegro al Administrador cuando reclama su invitación, y queda descargable desde el centro documental de la administración en la plataforma mientras la cuenta del Cliente esté activa.

8. Propiedad intelectual

8.1. OmniTech es titular de todos los derechos de propiedad intelectual sobre la plataforma Mitra (software, diseño, marca, documentación técnica). Estos Términos no transfieren al Cliente ningún derecho de propiedad intelectual distinto del derecho de uso aquí descrito.

8.2. Los datos que el Cliente y los Titulares ingresan a la plataforma (censo, mascotas, vehículos, convivencia y demás información propia del conjunto) son y siguen siendo del Cliente y de los Titulares correspondientes; OmniTech los trata únicamente en su condición de Encargado, conforme al Acuerdo de Encargo.

9. Tarifas, facturación y devoluciones

9.1. Las tarifas de cada módulo, su periodicidad de cobro y las condiciones de pago constan en la propuesta comercial suscrita con el Cliente.

9.2. El no pago oportuno de las tarifas puede dar lugar a la suspensión del servicio conforme a la sección 12, previo aviso al Cliente con al menos treinta (30) días de anticipación.

9.3. El Cliente no queda sujeto a un plazo mínimo de permanencia bajo ninguna modalidad de pago, incluidas las modalidades de pago anticipado («prepago») por doce (12) o por veinticuatro (24) meses. Puede cancelar en cualquier momento conforme a la sección 12.1.

9.4. Si el Cliente pagó la suscripción por anticipado y el contrato termina por cualquier causa antes de que termine el período pagado, OmniTech le devuelve a prorrata el saldo no consumido, sin perjuicio de las obligaciones ya causadas a cargo del Cliente y de la indemnización a que haya lugar. Ese saldo resulta de dividir el valor de la suscripción del período entre el número de meses del período, y de multiplicar el resultado por el número de meses completos que falten entre la fecha efectiva de la terminación y el final del período. Para todos los efectos de esta sección, la fecha efectiva de la terminación es la de recibo de la comunicación de la parte que la promueve; el mes en curso a esa fecha se entiende consumido y el Cliente conserva el acceso al servicio hasta el último día de ese mes. Si durante el período hubo más de un pago por la suscripción, el saldo se calcula sobre la suma de todos ellos. El cobro de activación no hace parte de ese saldo: se causa una sola vez por la puesta en marcha del conjunto, que es un servicio ya prestado.

9.5. La devolución del saldo no exige una solicitud aparte ni constituye un reclamo de facturación: OmniTech la liquida con la terminación y la paga dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha efectiva de esta, por el mismo medio de pago en que se recibió el dinero o por el que las partes acuerden. Cualquier comunicación sobre la devolución puede hacerse por cualquiera de los canales que OmniTech tenga habilitados, sin requisitos ni cargas mayores a los que se le pidieron al Cliente al contratar. La plataforma no ejecuta la devolución de forma automática: la tramita el equipo de OmniTech, que confirmará al Cliente el valor liquidado. Todo lo anterior se entiende sin perjuicio del derecho de retracto del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, que el Cliente puede ejercer dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato: ejercido el retracto, se reintegra la totalidad de lo pagado, sin descuentos ni retenciones por concepto alguno, dentro de los quince (15) días calendario siguientes al ejercicio del derecho y por el mismo medio de pago en que se recibió el dinero o por el que las partes acuerden. Ese derecho no procede, conforme al numeral 1 del mismo artículo, cuando la prestación del servicio haya comenzado con el acuerdo expreso del Cliente dentro de ese plazo: si el Cliente solicita expresamente que el servicio inicie de inmediato y la ejecución efectivamente comienza, el retracto no procede a partir de ese momento. Solicitar el inicio inmediato sin que la prestación haya comenzado no basta para excluirlo.

10. Disponibilidad del servicio y soporte

10.1. OmniTech hará esfuerzos razonables para mantener la plataforma disponible, pero no garantiza un porcentaje de disponibilidad específico mientras no exista un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) suscrito por separado con el Cliente.

10.2. La plataforma depende de proveedores de infraestructura en la nube (Google LLC / Firebase) y de redes de telecomunicaciones para el envío de notificaciones y códigos de verificación. OmniTech no responde por interrupciones originadas en estos proveedores o en la conectividad del Cliente, sin perjuicio de que adoptará medidas razonables para mitigar su impacto.

11. Advertencia sobre funciones de emergencia

Las funciones de SOS, la Cripta de Emergencias y el acceso puntual de autoridad vía código QR son herramientas de apoyo a la gestión de emergencias del conjunto y no sustituyen, en ningún caso, la comunicación directa con la Policía Nacional, los organismos de emergencia (línea 123) o los servicios de salud. El Cliente y los residentes deben, ante una emergencia real, contactar primero a las autoridades y servicios de emergencia oficiales; el uso de estas funciones de Mitra es complementario. OmniTech no garantiza tiempos de respuesta de terceros (autoridades, organismos de socorro) ni asume responsabilidad por la actuación u omisión de dichos terceros.

12. Suspensión y terminación

12.1. El Cliente puede cancelar su cuenta en cualquier momento, sin requisitos ni cargas mayores a los que se le pidieron al contratar, por cualquiera de los canales que OmniTech tenga habilitados para ese efecto, entre ellos la dirección indicada en la sección 19.4. No existe plazo mínimo de permanencia, y el saldo de la suscripción pagada por anticipado que no se haya consumido se devuelve conforme a las secciones 9.3 a 9.5.

12.2. OmniTech puede suspender o terminar el acceso del Cliente en caso de (i) no pago, previo aviso conforme a la sección 9.2; (ii) uso de la plataforma en contravención de estos Términos, la ley o el reglamento del conjunto; o (iii) instrucción de una autoridad competente.

12.3. A la terminación del servicio por cualquier causa, el tratamiento y la disposición de los datos personales se rige por la sección 9 (Retención y supresión) de la política de tratamiento de datos de la copropiedad y por la cláusula 13 del Acuerdo de Encargo —no por estos Términos.

13. Limitación de responsabilidad

13.1. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total de OmniTech frente al Cliente por cualquier reclamación derivada de estos Términos se limita al valor pagado por el Cliente por el servicio durante los doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

13.2. OmniTech no responde por daños indirectos, lucro cesante o daños consecuenciales derivados del uso o la imposibilidad de uso de la plataforma.

13.3. Esta limitación no aplica a los daños derivados del incumplimiento doloso o gravemente culposo de OmniTech, ni a las obligaciones que, conforme a la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, no admiten limitación contractual (deberes del Encargado del Tratamiento).

14. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a OmniTech frente a reclamaciones de terceros que se originen en (i) el incumplimiento del Cliente de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento, incluida la falta de autorización válida de los Titulares; o (ii) el uso de la plataforma en contravención de estos Términos o de la ley.

15. Confidencialidad

Cada parte mantendrá la reserva de la información confidencial de la otra a la que tenga acceso con ocasión de la relación contractual, y solo la usará para los fines de esta relación, incluso después de terminada.

16. Modificaciones a estos Términos

OmniTech puede modificar estos Términos para reflejar cambios en el servicio o en la ley aplicable. Los cambios sustanciales se comunicarán al Cliente con al menos treinta (30) días de anticipación a su entrada en vigencia y requieren su aceptación expresa por cualquiera de los canales que OmniTech tenga habilitados para ese efecto. El silencio del Cliente no se entiende como aceptación; si no acepta, puede cancelar conforme a la sección 12.1 antes de la entrada en vigencia, sin penalidad y con la devolución que corresponda según las secciones 9.3 a 9.5.

17. Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando este se origine en un evento de fuerza mayor o caso fortuito, incluidas fallas generalizadas de infraestructura de telecomunicaciones o de proveedores de nube ajenos al control razonable de la parte afectada.

18. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Cualquier controversia que no se resuelva de forma directa entre las partes se someterá a los jueces de la República de Colombia con jurisdicción en Bogotá D.C., sin perjuicio de los mecanismos de solución de conflictos que la Ley 675 de 2001 prevé para asuntos internos del conjunto.

19. Disposiciones generales

19.1. Estos Términos, la Política de Tratamiento de Datos y el Acuerdo de Encargo constituyen el acuerdo íntegro entre las partes sobre su objeto, y sustituyen cualquier entendimiento previo sobre la misma materia.

19.2. El Cliente no puede ceder su posición contractual sin el consentimiento previo de OmniTech. OmniTech puede ceder su posición en el marco de una reorganización societaria, fusión o venta de la plataforma, informando al Cliente.

19.3. Si alguna disposición de estos Términos resulta inválida o inaplicable, las demás disposiciones permanecerán vigentes.

19.4. Las notificaciones a OmniTech se dirigen a legal@mitra.com.co; las notificaciones al Cliente, al correo registrado por su Administrador en la plataforma.

20. Aceptación electrónica

El Administrador del Cliente acepta estos Términos por medios electrónicos al reclamar su invitación a la plataforma, en el mismo acto en que acepta el Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales; esa aceptación vincula al Cliente. OmniTech registra cada aceptación por separado y conserva de ambas la misma evidencia —identidad de quien acepta, fecha, hora, y la versión y la huella de integridad del texto aceptado— y deja constancia del acto en su bitácora de auditoría. En materia de protección de datos personales prevalece lo dispuesto en el Acuerdo de Encargo.