Contrato de prestación del servicio Mitra

Resumen. Lo esencial

• Qué se contrata. Acceso a Mitra como servicio, con los módulos, el precio y la vigencia que fija la Orden de Servicio, que es lo único que se firma aparte.
• Qué no es Mitra. No reemplaza la línea 123, la vigilancia, la asesoría jurídica ni las decisiones de la asamblea, el consejo, la administración o el comité de convivencia.
• Precio. Se paga por unidad privada, módulo y mes —y, por cada módulo por debajo del umbral de conjunto pequeño que fija la Orden de Servicio, un cargo fijo mensual—, dentro de los treinta (30) días siguientes a la factura. El precio solo puede reajustarse al renovar, con aviso de treinta (30) días.
• Permanencia. Cualquier combinación de módulos, también uno solo, puede contratarse con el descuento por permanencia, que exige doce (12) meses; mes a mes, sin ese descuento, no hay permanencia. Salir antes cuesta solo la diferencia de precio por los meses que falten.
• Salida. La copropiedad puede terminar en cualquier momento por correo a legal@mitra.com.co y retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración, salvo que haya pedido empezar de inmediato y el servicio ya haya comenzado.
• Datos. La copropiedad es la Responsable de los datos de su conjunto y OmniTech su Encargado, según el Acuerdo de Encargo, que prevalece en esa materia.

Este resumen no modifica las cláusulas que siguen.

Preámbulo. Consideraciones

Primera. OMNITECH desarrolla y opera Mitra, plataforma tecnológica modular para la gestión operativa, documental y de cumplimiento normativo de las copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal en Colombia. Mitra es el nombre comercial del producto y no una persona jurídica: quien presta el servicio y asume las obligaciones de EL CONTRATO es OMNITECH SOFTWARE S.A.S.

Segunda. LA COPROPIEDAD requiere apoyo tecnológico para funciones que la ley radica en su administración —entre ellas llevar el registro de propietarios y residentes (Ley 675 de 2001, art. 51 num. 2) y mantener a disposición la información de los animales de compañía del conjunto (Decreto 768 de 2025, art. 2.2.8.18.12.1.6)— y desea acceder a los módulos que se indiquen en la Orden de Servicio.

Tercera. Respecto de los datos personales que OMNITECH trate por cuenta de LA COPROPIEDAD, esta es Responsable del Tratamiento y OMNITECH Encargado, en los términos del Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales, que es el contrato de transmisión del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 y forma parte integral de EL CONTRATO.

LAS PARTES acuerdan las siguientes cláusulas.

Primera. Objeto

OMNITECH habilita a favor de LA COPROPIEDAD el acceso temporal, limitado, no exclusivo, intransferible y condicionado al pago a la plataforma Mitra, bajo modalidad de software como servicio, junto con los servicios de activación, alojamiento, mantenimiento y soporte incluidos en la Orden de Servicio. LA COPROPIEDAD se obliga a pagar la contraprestación acordada, a suministrar la información y colaboración necesarias para la implementación, a administrar sus usuarios y a utilizar la plataforma conforme a EL CONTRATO y a la ley.

El servicio no comprende la entrega del código fuente, la instalación de una copia del software en infraestructura de LA COPROPIEDAD ni la transferencia de derechos de propiedad intelectual sobre Mitra.

Segunda. Documentos integrantes y orden de prelación

Forman parte integral de EL CONTRATO, aunque consten en documentos separados: la Orden de Servicio, que fija las condiciones particulares; el Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales; la Política de Tratamiento de Datos de Mitra, en la versión identificada en la Orden de Servicio, publicada en mitra.com.co/legal/politica-tratamiento-datos; y el Acuerdo de Nivel de Servicio, únicamente cuando LAS PARTES lo suscriban. Las «Condiciones de uso del enlace de censo» que cada residente acepta frente a OMNITECH no son anexo de EL CONTRATO: son un instrumento distinto, entre partes distintas, que ni EL CONTRATO ni LA COPROPIEDAD modifican.

Toda referencia a un documento publicado electrónicamente identificará su versión y fecha de vigencia. OMNITECH conservará evidencia de la versión incorporada y se la entregará a LA COPROPIEDAD, con la constancia de su aceptación, cuando la solicite. Que OMNITECH publique después una versión más reciente no sustituye la versión incorporada a esta contratación: la sustitución solo opera por el procedimiento de la cláusula vigésima.

En caso de contradicción prevalecerán, en su orden: las normas imperativas; el Acuerdo de Encargo, en materia de protección de datos; la Orden de Servicio, en cuanto a módulos, precio, métrica y vigencia; el Acuerdo de Nivel de Servicio, en cuanto a disponibilidad y soporte; y finalmente EL CONTRATO. Una condición particular solo modificará una disposición general cuando así lo indique expresamente.

Tercera. Alcance y límites del servicio

Mitra opera sobre una base no vendible —la estructura digital del conjunto y el padrón de unidades privadas con sus coeficientes de copropiedad— que se habilita siempre y no se factura por separado. Sobre esa base, LA COPROPIEDAD contrata los módulos del catálogo vigente que indique la Orden de Servicio, con las dependencias entre ellos que la plataforma valida. Que una función aparezca en el catálogo, en el sitio web mitra.com.co o en una demostración no significa que esté contratada ni disponible. Activar o retirar un módulo exige una nueva Orden de Servicio o un anexo de modificación, y puede afectar el precio, las autorizaciones exigibles, los permisos y la configuración.

Mitra complementa, y no sustituye, el software contable, la asesoría jurídica, la revisoría fiscal, la vigilancia física, los servicios médicos, los organismos de emergencia ni las competencias legales de la asamblea, el consejo de administración, el administrador, el comité de convivencia o las autoridades. En particular:

• La plataforma registra y da trazabilidad a lo que sus usuarios incorporan, pero no certifica la autenticidad, la validez ni la suficiencia de los documentos cargados: el estado de una póliza, una vacuna, un microchip o un permiso refleja lo que se cargó y las reglas configuradas.
• El módulo de PQR facilita la radicación y el seguimiento, sin determinar la competencia jurídica ni responder por LA COPROPIEDAD.
• El Portal de Convivencia soporta la gestión documental de los asuntos remitidos al comité —citaciones y actas— y no impone sanciones ni declara responsabilidades.
• La portería no reemplaza los protocolos físicos ni al personal de vigilancia, y registrar una autorización no obliga a permitir un ingreso cuando haya razones legítimas de seguridad.
• El acceso temporal de autoridad mediante código QR es una divulgación controlada y trazable: verificar antes la identidad, la competencia y el alcance de la solicitud corresponde a LA COPROPIEDAD.

Servicios que Mitra no presta. Salvo que una Orden de Servicio diga expresamente lo contrario, el servicio no comprende vigilancia privada, videovigilancia ni tratamiento de datos biométricos; contabilidad, recaudo o gestión de cartera; asesoría jurídica o representación judicial; conciliación; servicios médicos; servicios veterinarios, paseo, guardería, hotel o cuidado de animales, ni la intermediación para contratarlos; certificación o validación oficial de documentos; intermediación comercial ni plataformas de comercio entre terceros; ni integración automática con sistemas de autoridades. Las exclusiones de cuidado animal y de intermediación mantienen a Mitra fuera del régimen de prestadores comerciales de servicios de cuidado animal de la Ley 2480 de 2025, y la de datos biométricos, fuera de un tratamiento sobre el cual la Superintendencia de Industria y Comercio, en la Resolución 52185 de 2025, ya ordenó a una copropiedad suprimir los datos recogidos sin autorización válida y habilitar medios de ingreso alternativos.

Funciones piloto y en prueba. OMNITECH podrá identificar como piloto o en prueba funcionalidades preliminares, que pueden cambiar o retirarse, no se entienden contratadas y no tienen compromiso de soporte ni de disponibilidad: LA COPROPIEDAD no debe apoyar en ellas una operación crítica. Un piloto del servicio completo tendrá duración, alcance y condiciones de salida definidos, y no se prorroga automáticamente.

Cuarta. Advertencia sobre las funciones de emergencia

El SOS, la Cripta de Emergencias y el acceso temporal de autoridad son herramientas de apoyo. No sustituyen en ningún caso la comunicación directa con la línea 123, la Policía Nacional, los organismos de socorro o los servicios de salud. Ante una emergencia real, LA COPROPIEDAD, sus residentes y su personal deben contactar primero a las autoridades y servicios oficiales; el uso de estas funciones es complementario y posterior.

La Cripta de Emergencias no es una historia clínica ni la reemplaza. OMNITECH no garantiza conectividad, recepción, atención, evacuación ni rescate, ni responde por la actuación u omisión de terceros ajenos a su control, incluidos los organismos de emergencia.

LA COPROPIEDAD se obliga a mantener sus propios contactos de emergencia, su plan de emergencias y los procedimientos cuya disponibilidad no puede depender exclusivamente de una plataforma en línea.

Quinta. Orden de Servicio

La Orden de Servicio individualiza a LA COPROPIEDAD y fija la métrica de facturación (unidades privadas y estrato), los módulos o el paquete, el cargo de activación, el precio, la periodicidad, la modalidad de permanencia, la fecha estimada de inicio, la duración inicial, la implementación incluida y los contactos de cada parte. Se suscribe por firma manuscrita, firma electrónica o aceptación autenticada dentro de Mitra, por quien acredite la representación de LA COPROPIEDAD.

Un rol dentro de la plataforma no faculta por sí solo para contratar, modificar precios, activar módulos con impacto económico ni terminar el servicio en nombre de LA COPROPIEDAD. OMNITECH no activará servicios, módulos ni consumos con cargo adicional sin la aceptación previa de una persona con facultad contractual; la solicitud de un usuario operativo no basta.

Sexta. Implementación y entrada en operación

OMNITECH ejecutará la implementación incluida en la Orden de Servicio, que ordinariamente comprende aprovisionar el conjunto en la plataforma, su configuración institucional, la habilitación de los módulos contratados, el cargue del padrón de unidades, la creación de los usuarios iniciales, la capacitación del administrador y el acompañamiento del primer censo.

LA COPROPIEDAD entregará oportunamente la información institucional, la estructura de unidades, los contactos y los documentos necesarios. La migración de información histórica, la digitalización, la depuración masiva o la integración con terceros solo se entienden incluidas cuando figuren expresamente en la Orden de Servicio. Los datos importados pueden quedar en validación hasta que LA COPROPIEDAD confirme su calidad, y OMNITECH puede impedir que registros incompletos o duplicados se usen en los módulos operativos.

LA COPROPIEDAD revisará la configuración y comunicará sus observaciones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al aviso de disponibilidad para pruebas. Vencido ese término sin observaciones, la fase se entenderá cumplida para efectos del cronograma, sin que ello impida reportar en cualquier momento defectos atribuibles a OMNITECH ni afecte las garantías legales que correspondan a LA COPROPIEDAD. La entrada en operación se documenta mediante acta de implementación o aceptación electrónica equivalente, que identificará los módulos habilitados, los usuarios iniciales, la información cargada y la fecha de inicio de la operación ordinaria.

Séptima. Obligaciones de OMNITECH

OMNITECH se obliga a prestar el servicio con la diligencia propia de su actividad; a mantener la infraestructura necesaria para operar los módulos contratados; a aplicar controles razonables de seguridad y acceso, manteniendo separada lógicamente la información de cada copropiedad; a prestar el soporte pactado y ejecutar los mantenimientos y actualizaciones que el servicio requiera; a informar las indisponibilidades e incidentes; a facilitar la exportación y devolución de la información; y a cumplir sus obligaciones como Encargado del Tratamiento.

Acceso de los operadores de OMNITECH. Su personal accede a la información de LA COPROPIEDAD solo cuando lo requieren el soporte, la implementación o la seguridad del servicio, con cuenta individual, en la medida que la actuación exija y bajo los controles y la auditoría que describe el Acuerdo de Encargo; nunca por conveniencia, curiosidad ni para finalidades propias.

OMNITECH no utilizará la información de LA COPROPIEDAD ni los datos personales que trate por su cuenta para publicidad, venta, intermediación comercial, elaboración de perfiles propios ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial de propósito general.

OMNITECH puede proporcionar modelos documentales y configuraciones de apoyo, sin asumir por ello la representación legal de LA COPROPIEDAD ni reemplazar su asesoría jurídica, contable o de seguridad.

Octava. Obligaciones y restricciones de uso de LA COPROPIEDAD

LA COPROPIEDAD se obliga a pagar oportunamente; a suministrar información veraz y actualizada; a acreditar la representación de quienes actúen en su nombre; a adoptar y publicar su propia Política de Tratamiento de Datos; a definir las finalidades y los datos que recolectará y a obtener las autorizaciones que le correspondan como Responsable; a asignar y revisar los roles de acceso y capacitar a sus usuarios; y a usar la plataforma conforme a la Ley 675 de 2001, al reglamento de propiedad horizontal y a las demás normas aplicables. Le corresponde también verificar las solicitudes de autoridades antes de habilitar un acceso, aprobar las consultas a información restringida, determinar la competencia de sus órganos, responder las PQR en los términos legales, adoptar las decisiones de convivencia y evaluar la licitud de los tratamientos que ordene. Responde por el contenido que ella o sus usuarios incorporen, por la legitimidad de su recolección, por la calidad de los datos y por el uso de las exportaciones.

Usos prohibidos. LA COPROPIEDAD y sus usuarios no emplearán Mitra para:

• vigilar personas sin fundamento legítimo, recolectar datos sin finalidad determinada o elaborar expedientes reservados no autorizados;
• registrar información discriminatoria, contenido ilícito o datos sensibles no solicitados —en particular datos biométricos, que están fuera del servicio—, historias clínicas completas, datos financieros innecesarios o información de otra copropiedad;
• suplantar a otra persona, compartir cuentas, eludir los controles, intentar acceder a otro conjunto, extraer masivamente información, introducir código malicioso, explotar vulnerabilidades, hacer pruebas de seguridad no acordadas o aplicar ingeniería inversa;
• revender o sublicenciar el servicio, usar la información para fines personales o para acosar a alguien, o presentar los reportes de la plataforma como certificaciones oficiales;
• entregar a un tercero los enlaces o códigos temporales emitidos para una persona determinada —señaladamente los de acceso de autoridad—, o incorporar información obtenida de Mitra a servicios externos no autorizados, incluidos asistentes o modelos de inteligencia artificial de terceros.

Campos de texto libre. Son para el registro operativo: no deben usarse para diagnósticos médicos, rumores, insultos, perfiles subjetivos, acusaciones no verificadas, opiniones discriminatorias ni datos sensibles que ningún campo pidió. Lo que se escribe en ellos queda sujeto a los mismos deberes de finalidad, veracidad y acceso que el resto de la base, y LA COPROPIEDAD instruirá a sus usuarios en consecuencia.

Novena. Facultades del administrador y aprobaciones internas

Los actos del administrador se radican en la persona jurídica siempre que se ajusten a las normas legales y reglamentarias (Ley 675 de 2001, art. 50), y sus facultades están sujetas a las restricciones del reglamento de propiedad horizontal (art. 51 num. 7). Por eso LA COPROPIEDAD declara, por conducto de su administrador, que celebrar EL CONTRATO está dentro de esas facultades y que, cuando el reglamento o la asamblea exijan autorización previa del consejo de administración o de la asamblea general —por la cuantía, la duración o cualquier otra causa—, esa autorización se obtuvo antes y consta en el acta que se identifica en la Orden de Servicio.

LA COPROPIEDAD entregará a OMNITECH, como condición para la entrada en operación, el certificado de existencia y representación legal y, cuando corresponda, el acta de autorización. El cambio de administrador no es cesión ni afecta la vigencia de EL CONTRATO: LA COPROPIEDAD informará el cambio, acreditará el nombramiento del entrante, pedirá retirar los accesos del saliente, revisará los roles vigentes y ratificará o sustituirá al responsable del conjunto en la plataforma. Mientras se acredita la nueva representación, OMNITECH podrá suspender los actos contractuales y las exportaciones masivas de información, sin afectar la operación ordinaria del conjunto ni los derechos de los titulares de datos personales.

Décima. Cuentas, roles y acceso

El acceso a Mitra es sin contraseñas: se entra con enlaces o códigos de un solo uso enviados al correo o al celular registrado. OMNITECH podrá incorporar o retirar métodos de autenticación por razones de seguridad o de disponibilidad técnica, informándolo con antelación razonable cuando el cambio afecte la operación. La custodia de cada usuario consiste en mantener bajo su control exclusivo ese correo o número y sus dispositivos, y en no compartir los enlaces o códigos que reciba. Cada usuario tiene una cuenta individual; las cuentas compartidas están prohibidas.

Una misma persona puede tener distintos roles, en uno o varios conjuntos, con una sola identidad. Los permisos se limitan al conjunto, módulo, recurso, finalidad y periodo autorizados, y acumular roles no habilita consultar datos por curiosidad o conveniencia.

LA COPROPIEDAD responde por la asignación adecuada de los roles y debe pedir la revocación del acceso cuando cese la relación que lo justificaba. OMNITECH puede suspender una cuenta ante riesgo de seguridad, suplantación, uso automatizado no autorizado, intento de acceso a otro conjunto, extracción masiva de información o vulneración de derechos de terceros, e informará a LA COPROPIEDAD tan pronto como sea posible.

Décima primera. Soporte, mantenimiento y disponibilidad

OMNITECH prestará soporte por los canales y en los horarios de la Orden de Servicio. Los tiempos allí indicados son objetivos de primera respuesta y no niveles garantizados, y OMNITECH no garantiza un porcentaje de disponibilidad mientras LAS PARTES no suscriban un Acuerdo de Nivel de Servicio que los pacte. Ningún valor de disponibilidad, respaldo o recuperación se entenderá garantizado por figurar en una propuesta o documento informativo si no se incorporó a la Orden de Servicio o a ese acuerdo.

OMNITECH hará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la plataforma disponible, que puede verse afectada por mantenimientos, fallas de los proveedores de nube o de telecomunicaciones, actos de terceros, ataques, fuerza mayor o configuraciones de LA COPROPIEDAD; los mantenimientos programados que puedan generar indisponibilidad se informarán con antelación cuando sea razonablemente posible.

La entrega de correos y de mensajes de texto depende de operadores ajenos a OMNITECH y no está garantizada, incluidos los códigos y enlaces de ingreso. Si un canal falla, la plataforma no pasa sola a otro: permite reenviar por el mismo canal y, si tampoco funciona, acudir al soporte de OMNITECH. LA COPROPIEDAD debe tenerlo presente al designar los correos de sus usuarios operativos.

Las actualizaciones pueden modificar la interfaz, corregir errores, reforzar la seguridad o adaptar la plataforma a cambios normativos. OMNITECH no reducirá materialmente, durante la vigencia contratada, las funciones esenciales de un módulo pagado sin ofrecer una alternativa equivalente o reconocer a LA COPROPIEDAD el derecho a terminar el componente afectado sin penalidad. Los desarrollos a medida, las integraciones y las funcionalidades nuevas que excedan el soporte ordinario se cotizan por separado.

Décima segunda. Precio, facturación, impuestos y mora

LA COPROPIEDAD pagará los valores de la Orden de Servicio. La métrica ordinaria es el número de unidades privadas por módulo contratado y por mes, ajustada por el estrato del conjunto y, por cada módulo por debajo del umbral de conjunto pequeño que fije la Orden de Servicio, con el cargo fijo mensual y la tarifa reducida por unidad que ella establezca, con los descuentos por permanencia, volumen y pago anticipado que la Orden de Servicio reconozca, que se acumulan en el orden y en los términos que ella fije. El cargo de activación es único, se causa a la firma de la Orden de Servicio y se factura en línea separada de la suscripción. Los valores se facturan con la periodicidad pactada y se pagan dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de la factura.

Sin perjuicio de lo que disponga la ley vigente al facturar, la suscripción se factura como servicio excluido de IVA (Estatuto Tributario, art. 476 num. 21) y el cargo de activación, que remunera trabajo humano de cargue, capacitación y acompañamiento, como servicio gravado a la tarifa general del 19 %. LA COPROPIEDAD practicará las retenciones a que haya lugar y entregará los certificados dentro del término legal.

LA COPROPIEDAD podrá objetar una factura dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, exponiendo el motivo; entretanto pagará la parte no discutida, y la objeción suspende la mora solo sobre la parte objetada. OMNITECH podrá verificar razonablemente que la configuración del conjunto en la plataforma corresponda a las unidades declaradas, sin acceder por ese motivo al contenido de la información, y LA COPROPIEDAD informará las variaciones que afecten la métrica.

El no pago oportuno constituye en mora y puede causar intereses a la tasa máxima legal, salvo que la Orden de Servicio pacte una inferior. Si una factura sigue vencida más de quince (15) días calendario, OMNITECH requerirá el pago y concederá un término de subsanación no inferior a treinta (30) días calendario; si el incumplimiento persiste, podrá suspender total o parcialmente el servicio, sin que se extingan las obligaciones causadas. La suspensión por mora no autoriza a OMNITECH a apropiarse de la información, a usarla para otras finalidades ni a impedir el ejercicio de los derechos de los titulares. Una controversia económica, incluida la mora, tampoco le permite desatender la notificación de un incidente de seguridad ni la asistencia que LA COPROPIEDAD requiera para responder a un titular de datos personales.

OMNITECH podrá reajustar los precios al inicio de cada renovación, informándolo con una antelación mínima de treinta (30) días calendario. La Orden de Servicio podrá fijar un criterio objetivo de reajuste, como la variación del índice de precios al consumidor; si el reajuste lo excede y LA COPROPIEDAD no lo acepta, podrá no renovar antes de que el nuevo precio entre en vigencia, sin perjuicio de las sumas ya causadas.

Décima tercera. Vigencia, renovación y retracto

EL CONTRATO tendrá la duración inicial de la Orden de Servicio, contada desde la entrada en operación, y se renovará por periodos sucesivos iguales salvo que una de LAS PARTES manifieste, con una antelación mínima de treinta (30) días calendario, su intención de no renovarlo (Ley 1480 de 2011, art. 5 num. 2).

La no renovación, la terminación y cualquier otra solicitud de esta naturaleza podrán presentarse por correo electrónico a legal@mitra.com.co o por cualquier otro medio electrónico que deje constancia de su recibo, sin exigir a LA COPROPIEDAD requisitos ni cargas mayores a las que se le pidieron al contratar (Ley 1480 de 2011, art. 43 num. 11).

Retracto. Cuando EL CONTRATO se celebre por medios electrónicos o no presenciales, LA COPROPIEDAD podrá retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su celebración, con la resolución del contrato y el reintegro de la totalidad de lo pagado —cargo de activación incluido—, sin descuentos ni retenciones, dentro de los quince (15) días calendario siguientes (Ley 1480 de 2011, art. 47, modificado por el artículo 3 de la Ley 2439 de 2024). El retracto no procede cuando la prestación del servicio haya comenzado dentro de ese término con acuerdo expreso de LA COPROPIEDAD, que la Orden de Servicio recoge cuando se pide empezar de inmediato.

Permanencia mínima (Ley 1480 de 2011, art. 41):

1. Cualquier combinación de módulos, también uno solo, puede contratarse con el descuento por permanencia, que depende del número de módulos que reúne, según la Orden de Servicio. Ese descuento se concede a cambio de una permanencia mínima de doce (12) meses, contados desde la entrada en operación; esa es la ventaja que la justifica.
2. OMNITECH ofrece siempre la alternativa sin permanencia mínima: los mismos módulos, mes a mes, a su tarifa plena y sin el descuento por permanencia. La Orden de Servicio indica la modalidad elegida, y la permanencia se pacta una sola vez, al inicio de EL CONTRATO.
3. Si LA COPROPIEDAD que eligió la permanencia termina EL CONTRATO antes de los doce (12) meses, solo pagará el valor proporcional de esa ventaja: la diferencia entre la mensualidad sin permanencia y la mensualidad con permanencia —liquidada con el mismo descuento por pago anticipado, si lo hubo— multiplicada por los meses que falten, y ninguna otra suma por la terminación anticipada.
4. Cumplidos los doce (12) meses, durante la prórroga podrá terminar EL CONTRATO en cualquier momento sin pagar suma alguna por la terminación.
5. Un paquete es cualquier combinación de dos (2) o más módulos; Cumplimiento, Control y Convivencia son los paquetes recomendados. Un solo módulo no forma paquete, pero recibe el descuento por permanencia que la Orden de Servicio fija para un módulo.
6. Agregar o retirar módulos no termina la permanencia, que sigue corriendo con la diferencia del nuevo conjunto de módulos, aunque quede uno solo. Antes de los doce (12) meses, la permanencia solo termina con EL CONTRATO, con el pago del numeral 3.
7. El pago anticipado de uno o dos años en la modalidad con permanencia la lleva durante sus primeros doce (12) meses. El descuento por pago anticipado remunera el anticipo; si EL CONTRATO termina antes de agotarse el periodo pagado, se reintegra según el inciso siguiente, descontando, si la terminación ocurre dentro de los primeros doce (12) meses, el valor del numeral 3.

LA COPROPIEDAD podrá terminar EL CONTRATO en cualquier momento por cualquiera de los canales de esta cláusula; si lo hace dentro de la permanencia mínima, solo pagará el valor del numeral 3. La terminación surte efecto en la fecha de recibo de la comunicación; el mes en curso se entiende prestado y LA COPROPIEDAD conserva el acceso hasta su último día.

Reintegro a prorrata. OMNITECH reintegra la fracción no prestada de un periodo pagado por anticipado, liquidada a la tarifa con descuento efectivamente pagada: el valor pagado por la suscripción del periodo —o la suma de todos los pagos, si hubo varios— dividido entre el número de meses del periodo y multiplicado por los meses completos que falten entre la fecha efectiva de la terminación y el final del periodo. El cargo de activación no hace parte de ese saldo, porque remunera un servicio ya prestado. El reintegro no exige una solicitud aparte ni constituye un reclamo de facturación: OMNITECH lo liquida con la terminación, confirma el valor a LA COPROPIEDAD y lo paga dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha efectiva de la terminación, por el mismo medio del pago o por el que LAS PARTES acuerden.

Décima cuarta. Suspensión y terminación

OMNITECH podrá suspender total o parcialmente el servicio por mora, incumplimiento grave, uso ilícito de la plataforma, riesgo de seguridad, ataque, afectación a otros clientes o a la infraestructura, orden de autoridad competente o imposibilidad legal o técnica sobreviniente. Si la situación es subsanable y no hay riesgo inmediato, comunicará el incumplimiento y concederá un término razonable para corregirlo. La suspensión se limitará, cuando sea técnicamente posible, al usuario, módulo o función afectados, y OMNITECH preservará la información y los controles de seguridad mientras dure.

EL CONTRATO termina por vencimiento sin renovación, mutuo acuerdo, imposibilidad definitiva, orden de autoridad, liquidación de una de LAS PARTES o incumplimiento esencial no subsanado. Cualquiera de LAS PARTES podrá terminarlo por incumplimiento esencial de la otra, previa comunicación que lo describa y conceda quince (15) días hábiles para subsanarlo, salvo que no sea subsanable; tratándose de la mora de LA COPROPIEDAD, rige el término de la cláusula décima segunda.

OMNITECH podrá terminarlo de inmediato, previa comunicación, cuando LA COPROPIEDAD use la plataforma para una actividad manifiestamente ilícita, comprometa deliberadamente la seguridad, intente acceder a la información de otro conjunto o infrinja derechos de propiedad intelectual. LA COPROPIEDAD podrá terminarlo por incumplimiento grave de OMNITECH en disponibilidad, seguridad, confidencialidad, soporte o protección de datos que no se corrija en el término concedido.

Si OMNITECH decide descontinuar Mitra o el módulo contratado, podrá terminar EL CONTRATO con un preaviso mínimo de noventa (90) días calendario, reintegrando a prorrata lo pagado por el periodo no prestado y manteniendo la ventana de salida de la cláusula siguiente. Fuera de este supuesto y de las causales anteriores, OMNITECH no puede terminar EL CONTRATO por conveniencia durante un periodo ya pagado.

Décima quinta. Efectos de la terminación y salida de la información

Terminada la relación, OMNITECH bloqueará la creación de nuevos registros y retirará el acceso a la plataforma. LA COPROPIEDAD dispondrá de la ventana de instrucción de noventa (90) días calendario del Acuerdo de Encargo para instruir la devolución de su información, mediante la exportación estándar, o su supresión; en esa ventana la exportación se entrega a solicitud, porque las descargas desde la plataforma dejan de estar disponibles. OMNITECH no condicionará la entrega de datos personales al pago de una suma en controversia; las transformaciones, migraciones asistidas o formatos especiales se cotizan por separado.

La supresión de los datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos y por el Acuerdo de Encargo, conforme al artículo 11 del Decreto 1377 de 2013. OMNITECH no crea, por vía contractual, ninguna causal adicional de conservación. Los datos podrán subsistir en copias de seguridad hasta el vencimiento de su ciclo técnico, sin usarse, y luego se sobrescriben. LAS PARTES podrán suscribir un acta de terminación, devolución y eliminación.

La terminación no extingue las obligaciones de pago causadas ni las de confidencialidad, propiedad intelectual, responsabilidad y protección de datos, que sobreviven por su naturaleza.

Décima sexta. Propiedad intelectual y titularidad de la información

OMNITECH es titular o legítimo licenciatario de Mitra, de su arquitectura, código, interfaces, diseños, marcas, documentación y desarrollos generales. EL CONTRATO no transfiere derecho de propiedad intelectual alguno: concede únicamente un derecho temporal de acceso y uso durante la vigencia, para la operación interna de la copropiedad. LA COPROPIEDAD no podrá copiar, descompilar, realizar ingeniería inversa, sublicenciar, revender, arrendar ni explotar la plataforma fuera de los usos autorizados, salvo que una norma imperativa lo permita.

La información, los documentos y los contenidos que LA COPROPIEDAD y los titulares incorporen a Mitra siguen siendo suyos. OMNITECH los aloja, reproduce técnicamente, organiza, respalda y procesa solo en la medida necesaria para prestar el servicio, cumplir las instrucciones documentadas, proteger la seguridad y atender obligaciones legales, y podrá bloquear un archivo ante evidencia razonable de código malicioso, riesgo técnico, infracción manifiesta u orden de autoridad, informándolo a LA COPROPIEDAD cuando sea posible.

OMNITECH no usará públicamente el nombre, el logotipo ni la imagen de LA COPROPIEDAD como referencia comercial sin su autorización previa y escrita, que LA COPROPIEDAD podrá revocar en cualquier momento hacia el futuro.

Las sugerencias de mejora que formule LA COPROPIEDAD podrán incorporarse al producto sin contraprestación, siempre que no revelen información confidencial ni supongan apropiarse de desarrollos específicamente pagados por ella. Los desarrollos a medida se rigen por el acuerdo particular que determine su titularidad y licenciamiento.

Décima séptima. Protección de datos, seguridad y subcontratación

El tratamiento de datos personales se rige íntegramente por el Acuerdo de Encargo y por la Política de Tratamiento de Datos de Mitra, que se incorporan por referencia; nada en EL CONTRATO modifica, amplía ni restringe lo allí dispuesto. LA COPROPIEDAD determina las finalidades, los datos, los destinatarios y los plazos de sus bases de datos, y OMNITECH ejecuta el tratamiento conforme a esas instrucciones dentro de los límites legales. Respecto de los datos que OMNITECH trata para administrar su propia cuenta de cliente, la autenticación, la facturación, el soporte y la seguridad corporativa, actúa como Responsable independiente. LA COPROPIEDAD debe publicar su propia Política de Tratamiento y usar los avisos y autorizaciones que correspondan a los módulos que active: la de OMNITECH no la reemplaza.

OMNITECH implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas proporcionales a la naturaleza del servicio y de los datos. LAS PARTES reconocen que ningún sistema conectado a internet garantiza seguridad absoluta y que un incidente no prueba por sí solo un incumplimiento: deberán analizarse la causa, las medidas adoptadas y la diligencia desplegada. LA COPROPIEDAD responde por la seguridad de sus dispositivos, redes, usuarios y archivos exportados; OMNITECH, por los controles bajo su administración. Cada parte informará a la otra, sin dilación indebida, los incidentes que puedan afectar la ejecución de EL CONTRATO; los de datos personales siguen los plazos del Acuerdo de Encargo.

OMNITECH puede apoyarse en proveedores de infraestructura, autenticación, almacenamiento, mensajería, monitoreo y seguridad. Cuando uno de ellos actúe como subencargado se aplica el Acuerdo de Encargo, que identifica a los subencargados vigentes, su ubicación y cómo se cambian. La subcontratación no libera a OMNITECH de sus obligaciones frente a LA COPROPIEDAD.

Décima octava. Confidencialidad

Cada parte mantendrá reserva sobre la información técnica, comercial, financiera, jurídica y operativa de la otra que conozca con ocasión de EL CONTRATO y que no sea pública, y solo la usará para ejecutarlo. Podrá revelarla a empleados, contratistas y asesores que necesiten conocerla y estén sujetos a deberes de confidencialidad, o cuando lo ordene una autoridad, caso en el cual informará a la otra parte si ello es legalmente permitido y limitará la revelación a lo requerido.

La obligación no cubre la información que ya fuera pública sin incumplimiento, la legítimamente conocida por otra fuente o la desarrollada de forma independiente. Rige durante la vigencia y por cinco (5) años después de la terminación; respecto de datos personales, secretos empresariales, credenciales, llaves y vulnerabilidades, mientras subsista su carácter reservado.

Décima novena. Responsabilidad, indemnidad y fuerza mayor

Cada parte responde por los daños directos, ciertos y demostrados que cause por incumplimiento imputable de sus obligaciones. Salvo que la Orden de Servicio pacte una cobertura mayor, la responsabilidad acumulada de OMNITECH no excederá el valor efectivamente pagado por LA COPROPIEDAD durante los doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación, y ninguna parte responderá por lucro cesante ni por daños indirectos o consecuenciales. Estos límites no operan —y se tendrán por no escritos en la medida en que así resulte— frente a:

• las obligaciones que la ley no permite limitar, incluidas las del Estatuto del Consumidor cuando este sea aplicable;
• el dolo o la culpa grave;
• la apropiación indebida de información o la infracción de derechos de propiedad intelectual;
• la vulneración intencional de la confidencialidad;
• los deberes indelegables del Encargado del Tratamiento.

OMNITECH no responde por los daños derivados de información incorrecta suministrada por LA COPROPIEDAD, de las decisiones de sus órganos o usuarios, del uso de cuentas compartidas, de sus dispositivos o redes, del incumplimiento de sus protocolos, de la falta de autorizaciones que le correspondía obtener o de las divulgaciones que ella misma ordene. LA COPROPIEDAD no responde por fallas técnicas, accesos de operadores, subencargados o decisiones de arquitectura bajo control exclusivo de OMNITECH.

Cada parte mantendrá indemne a la otra frente a reclamaciones de terceros derivadas directamente de su incumplimiento, de la ilicitud de sus instrucciones o de actuaciones bajo su control. Quien reclame la indemnidad deberá informar oportunamente la reclamación, permitir a la otra participar en la defensa y abstenerse de celebrar acuerdos que le impongan obligaciones sin su consentimiento; no aplica en la medida en que el daño haya sido causado o agravado por quien la reclama.

Ninguna parte responderá por el incumplimiento causado por hechos imprevisibles e irresistibles fuera de su control razonable, siempre que lo informe oportunamente, adopte medidas de mitigación y reanude el cumplimiento cuando sea posible. La falta de recursos financieros o de planeación ordinaria no constituye por sí sola fuerza mayor.

Vigésima. Cambios en la plataforma y en los documentos

OMNITECH podrá introducir mejoras técnicas, de seguridad, de usabilidad y de cumplimiento que no alteren sustancialmente las condiciones particulares contratadas. Los cambios de precio, vigencia, módulos, régimen de responsabilidad o tratamiento de datos requieren una nueva Orden de Servicio, un otrosí o una aceptación verificable.

Cuando OMNITECH actualice el texto de EL CONTRATO o de sus documentos integrantes, informará los cambios materiales con una antelación mínima de treinta (30) días calendario. Si el cambio afecta sustancialmente derechos u obligaciones de LA COPROPIEDAD durante un periodo ya contratado, requerirá su aceptación expresa o, en su defecto, LA COPROPIEDAD podrá terminar sin penalidad antes de que el cambio le sea aplicable, salvo que el cambio derive de una obligación legal o de una medida de seguridad urgente. El silencio de LA COPROPIEDAD nunca se tendrá por aceptación de un cambio. Las actualizaciones no operan retroactivamente sobre actuaciones ya realizadas.

Vigésima primera. Firma y aceptación electrónica

EL CONTRATO, sus órdenes, anexos y modificaciones podrán suscribirse por firma manuscrita, firma electrónica, firma digital o aceptación mediante mensajes de datos. La formación del contrato por este medio tiene pleno valor conforme al artículo 14 de la Ley 527 de 1999, y los mensajes de datos que la acrediten se valoran conforme al artículo 11 de la misma ley.

El mecanismo empleado debe permitir identificar al firmante, asociarlo con el documento, acreditar su intención de obligarse y conservar la versión aceptada sin alteraciones. OMNITECH conservará como evidencia la identidad de quien acepta, la versión del documento con un código que permite comprobar que no fue alterado, la fecha y hora del servidor, y el canal y el método de autenticación; la dirección IP y el navegador desde los que se aceptó se conservan durante el plazo que fija el Acuerdo de Encargo. La representación de quien acepta se acredita con los documentos de la cláusula novena. OMNITECH pondrá esa constancia a disposición de LA COPROPIEDAD cuando la solicite. LAS PARTES reconocen validez a las copias electrónicas y a los ejemplares firmados por separado que integren un mismo instrumento.

Vigésima segunda. Ley aplicable, régimen de consumo y controversias

EL CONTRATO se rige por la ley colombiana. Es un contrato de adhesión en los términos del numeral 4 del artículo 5 de la Ley 1480 de 2011, y sus condiciones generales se sujetan al artículo 37 de esa ley. En la medida en que LA COPROPIEDAD tenga la condición de consumidora, ninguna estipulación de EL CONTRATO podrá interpretarse en el sentido de limitar, renunciar o hacer más gravoso el ejercicio de los derechos que el Estatuto del Consumidor le reconoce; toda cláusula que resulte abusiva conforme a sus artículos 42 y 43 se tendrá por ineficaz de pleno derecho, sin que ello afecte la validez de las demás. Lo anterior es sin perjuicio de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Ante una controversia, LAS PARTES procurarán resolverla mediante negociación directa entre representantes facultados durante quince (15) días hábiles contados desde la comunicación de la diferencia. Agotado ese término sin acuerdo, acudirán a conciliación extrajudicial en derecho ante un centro de conciliación autorizado de Bogotá D. C., conforme a la Ley 2220 de 2022, y, si tampoco así se resuelve, a la jurisdicción ordinaria colombiana. Nada de lo anterior impide a cualquiera de LAS PARTES solicitar medidas urgentes para proteger información, propiedad intelectual, seguridad o datos personales, ni a LA COPROPIEDAD acudir directamente a las acciones que el Estatuto del Consumidor le reconoce.

Vigésima tercera. Disposiciones finales

LAS PARTES actúan de manera independiente. EL CONTRATO no crea relación laboral, sociedad, agencia, mandato general ni vínculo de subordinación, y cada parte responde por su personal y por sus obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social.

LA COPROPIEDAD no podrá ceder EL CONTRATO ni transferir su espacio en la plataforma a otra persona jurídica sin autorización escrita de OMNITECH. OMNITECH podrá cederlo en el marco de una reorganización, fusión, adquisición o transferencia de la línea de negocio, siempre que el cesionario asuma las obligaciones y se preserven los derechos de LA COPROPIEDAD, informándolo previamente.

OMNITECH opera sin sede física de atención al público, y ninguna comunicación de LA COPROPIEDAD se tendrá por no presentada por haberse enviado por medio electrónico. Las comunicaciones contractuales se dirigen a OMNITECH en legal@mitra.com.co, con copia a soporte@mitra.com.co, y a LA COPROPIEDAD al correo del administrador registrado en la plataforma al momento de la comunicación, y se entienden recibidas cuando exista confirmación o registro de entrega. Las notificaciones operativas pueden enviarse por los canales configurados dentro de Mitra. Cada parte informará oportunamente sus cambios de contacto. Los plazos se cuentan conforme al calendario colombiano y las horas son las de Colombia.

EL CONTRATO y sus documentos integrantes contienen el acuerdo íntegro entre LAS PARTES sobre su objeto y sustituyen las comunicaciones y propuestas anteriores que resulten incompatibles. La invalidez de una disposición no afecta a las demás, que se interpretarán preservando razonablemente su finalidad. La falta de ejercicio de un derecho no constituye renuncia; toda renuncia debe constar por escrito.

EL CONTRATO se perfecciona con la firma o aceptación válida de LAS PARTES, y su ejecución queda condicionada a la entrega de los documentos de representación y autorización de la cláusula novena, a la suscripción de la Orden de Servicio, a la aceptación del Acuerdo de Encargo y al pago del cargo de activación.

En constancia, OMNITECH ofrece EL CONTRATO con su publicación en mitra.com.co y LA COPROPIEDAD lo acepta por conducto de su administrador(a), mediante aceptación electrónica dentro de la plataforma al reclamar su invitación, conforme a la cláusula vigésima primera. La Orden de Servicio se suscribe por separado.

Anexos. Relación de anexos

• Anexo 1. Orden de Servicio.
• Anexo 2. Acuerdo de Encargo del Tratamiento de Datos Personales (contrato de transmisión, Decreto 1377 de 2013, art. 25).
• Anexo 3. Política de Tratamiento de Datos de Mitra, en la versión identificada en la Orden de Servicio.
• Anexo 4. Acuerdo de Nivel de Servicio, únicamente si se suscribe.
• Anexo 5. Acta de autorización del consejo de administración o de la asamblea, cuando el reglamento la exija.