Política de tratamiento de datos

1. Identificación del Responsable

OmniTech Software S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.821.996-1, con domicilio en Bogotá D.C. y dirección en la Carrera 70 No. 7 B - 24, Ap. 201, de esa misma ciudad, operadora de la plataforma Mitra.

Canal de atención en materia de datos personales: correo electrónico privacidad@mitra.com.co —la vía escrita, y la que deja constancia— y teléfono +57 300 158 3151. Una solicitud presentada por teléfono también da inicio a los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos (art. 13 num. 4 Decreto 1377/2013): el Administrador de la plataforma designa esta función internamente; mientras Mitra no tenga un área dedicada, la asume directamente el equipo fundador de OmniTech a través del canal anterior.

2. Datos personales tratados

Nombre, tipo y número de documento de identidad, cargo, correo electrónico, teléfono, credenciales de acceso y registros de uso de la plataforma (fecha, hora, dirección IP y versión de los documentos aceptados) de:

• Administradores de copropiedades que operan una cuenta de Mitra.
• Miembros del consejo de administración, del comité de convivencia, vigilantes y demás usuarios operativos que accedan a la plataforma en ejercicio de un rol dentro de un conjunto.
• Personas que nos contactan por los canales comerciales publicados en mitra.com.co (WhatsApp, línea telefónica o correo) para consultar precios, solicitar una demostración o pedir información, y de quienes tratamos únicamente los datos que ellas mismas nos comunican en ese contacto.

El tipo y el número de documento de identidad del Administrador no se recogen al crear la cuenta del conjunto: los declara el propio Administrador al activar su cuenta de administrador con su acceso personal. Hasta ese momento tratamos únicamente su nombre, su correo electrónico y su teléfono. El tipo de documento de los demás usuarios operativos tampoco se recoge al invitarlos: lo declara cada uno al activar su propia cuenta, con su acceso personal. La invitación no pregunta por ese dato.

Cuando el tipo de documento de identidad que alguien declara al activar su cuenta en la plataforma —el Administrador, otro usuario operativo o un residente— es un Permiso Especial de Permanencia (PEP) o un Permiso por Protección Temporal (PPT), Mitra lo trata como dato sensible en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012: ese dato revela que su titular está amparado por un régimen migratorio de excepción, y por eso le pedimos sobre él una autorización expresa y separada. Mitra da el mismo trato al número de documento cuando tiene quince dígitos, aunque no se declare el tipo: esa es la longitud que la Resolución 3015 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social fija para el número del Permiso Especial de Permanencia. El número del Permiso por Protección Temporal no supera los ocho dígitos (Resolución 572 de 2022 del mismo Ministerio) y por su formato no se distingue del de una cédula, así que sobre él la clasificación depende del tipo declarado. Esta política no rige los demás datos de un residente: su información en el registro de propietarios y residentes y en los censos la trata la copropiedad como Responsable, bajo su propia política, y allí Mitra actúa como Encargado.

El titular no está obligado a autorizar ese tratamiento (artículo 12 literal b de la Ley 1581 de 2012; artículo 6 numeral 1 del Decreto 1377 de 2013): para tener una cuenta en Mitra sí debe declararse un tipo de documento, pero no tiene que ser este, y puede identificarse con cualquier otro documento vigente que tenga; si no tiene ninguno, puede escribirnos a privacidad@mitra.com.co antes de activar su cuenta. Lo dicho vale por igual para el número de quince dígitos: quien no quiera suministrarlo se identifica con otro documento. Esa autorización versa sobre el tipo de documento, no sobre el número —sobre el número informamos, y no pedimos autorización, porque exigirla condicionaría su cuenta a un dato sensible que usted no declaró (artículo 6, inciso final, del Decreto 1377 de 2013)—; su finalidad es la que declara el propio texto de la autorización, y se la mostramos completa en la misma pantalla en la que lo declara y antes de que quede registrado (artículo 6 numeral 2 del Decreto 1377 de 2013); puede revocarla en cualquier momento escribiendo a privacidad@mitra.com.co, y esa solicitud se atiende dentro de los plazos de ley. La supresión del dato no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 9 del Decreto 1377 de 2013). El tipo de documento se guarda en texto claro junto a su nombre y no recibe cifrado ni reserva adicional; en nuestra base de datos, el número de documento y los datos de contacto se guardan cifrados, si bien el correo electrónico es además la llave de acceso a la plataforma y como tal lo conserva en claro Google LLC (Firebase), el encargado que presta el servicio de autenticación indicado en la sección 6. Las consultas de ese tipo de documento, y las de un número de quince dígitos, quedan registradas en nuestra bitácora de auditoría como acceso a información sensible.

El canal de WhatsApp es un servicio de mensajería operado por un tercero (Meta Platforms) bajo sus propios términos con el usuario. OmniTech no controla ese servicio ni le encarga el tratamiento de sus datos: al escribirnos por ese canal, usted transmite directamente a través de él y le aplican los términos y la política de privacidad de ese proveedor. Si prefiere no usarlo, puede escribirnos a los demás canales publicados.

3. Finalidades del tratamiento

Mitra trata estos datos personales para:

1. Crear, verificar y gestionar la cuenta del conjunto y de sus usuarios operativos.
2. Autenticar el acceso a la plataforma (incluyendo el envío de códigos de verificación por SMS o correo).
3. Prestar, facturar y dar soporte al servicio contratado.
4. Cumplir obligaciones legales, contables y regulatorias de OmniTech como operador de la plataforma.
5. Comunicar novedades operativas del servicio (mantenimientos, cambios de funcionalidad, avisos de seguridad).
6. Operar una identidad única del titular a través de los distintos roles y conjuntos en los que participe (por ejemplo, la misma persona como residente en un conjunto y miembro del comité de convivencia o administradora en otro), reutilizando su perfil ya registrado y evitando duplicar la captura de datos ya autorizados. Esta finalidad cubre expresamente el mecanismo de identidad cross-rol de la plataforma.
7. Conservar evidencia de las autorizaciones y aceptaciones de términos, política y acuerdos, para efectos probatorios frente al Titular y frente a la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. Atender las solicitudes comerciales de las personas señaladas en el tercer punto de la sección 2 — responder consultas de precios, preparar cotizaciones y agendar demostraciones. Damos continuidad a esa conversación por el mismo canal por el que la persona nos escribió y dentro de los horarios de la Ley 2300 de 2023, hasta que se concrete o hasta que pida no ser contactada de nuevo — para lo cual basta responder por ese mismo canal o escribir a privacidad@mitra.com.co. Esta finalidad no se aplica a los datos de Administradores ni de usuarios operativos, que Mitra no usa con fines comerciales ni publicitarios.

Mitra no usará estos datos para finalidades comerciales o publicitarias distintas a las aquí descritas sin obtener una autorización adicional y específica del Titular.

4. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos, previa solicitud.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

5. Procedimiento para ejercer los derechos

El Titular puede consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos, o revocar su autorización, escribiendo a privacidad@mitra.com.co, identificándose plenamente. Las consultas se resuelven en el término de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012; si no es posible cumplir el término, se informará al Titular el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá.

6. Transferencia y transmisión internacional

Los datos pueden tratarse fuera de Colombia. Intervienen dos encargados, y hoy los dos tratan datos en Estados Unidos. Google LLC (Firebase / Google Cloud) presta la infraestructura del servicio —cómputo, base de datos, autenticación, archivos y custodia de las llaves de cifrado—, con sus componentes de cómputo, base de datos y llaves de cifrado configurados en la región us-central1. Plus Five Five, Inc. («Resend») envía los correos del servicio, y recibe para ello la dirección de correo del destinatario y los datos que cada mensaje comunica. OmniTech se obliga a que cada uno trate los datos únicamente por cuenta de OmniTech y según sus instrucciones, bajo el régimen de transmisión internacional de los artículos 24, numeral 2, y 25 del Decreto 1377 de 2013; de forma complementaria, Estados Unidos figura entre los países con nivel adecuado de protección conforme al numeral 3.2 del Título V de la Circular Única de la SIC, cuyo listado fue establecido por las Circulares Externas 005 de 2017, 008 de 2017 y 002 de 2018 (esta última publicada en el D.O. 50.544). El envío de códigos de verificación por SMS puede transitar adicionalmente por proveedores de telecomunicaciones de Google en distintas jurisdicciones, bajo el mismo régimen.

7. Vigencia

Esta política rige desde su publicación en https://mitra.com.co/legal/politica-tratamiento-datos y permanecerá vigente mientras Mitra preste el servicio. Los datos del Administrador y de los usuarios operativos que Mitra trata como Responsable se conservan mientras la cuenta del conjunto esté activa. Tras la terminación de la cuenta, los datos de identificación y operativos se conservan por una ventana de gracia de noventa (90) días calendario —para cierre, facturación o reclamos— y, vencida esta, se suprimen o anonimizan. Los datos de las personas que nos contactan por los canales comerciales se conservan mientras la conversación siga abierta y, agotada la finalidad —porque se contrató, porque la solicitud se abandonó o porque la persona pidió no ser contactada—, por un máximo de seis (6) meses, vencidos los cuales se suprimen. La evidencia de autorizaciones y la bitácora de auditoría se conservan por diez (10) años, conforme al artículo 60 del Código de Comercio, aplicado por analogía. Lo anterior salvo que una obligación legal exija un plazo distinto.