Política de tratamiento de datos

Resumen. Lo esencial

• Esta política cubre los datos de los administradores y demás usuarios operativos de Mitra, y de quienes nos escriben por los canales comerciales. Los datos de los residentes los trata cada copropiedad bajo su propia política, salvo el tipo de documento PEP o PPT que declaren al activar su cuenta.
• Los usamos para crear y proteger las cuentas, prestar y facturar el servicio, dar soporte y guardar la prueba de las autorizaciones. No los usamos para publicidad.
• Un documento PEP o PPT es un dato sensible: declararlo es voluntario y, si lo declara, le pedimos una autorización aparte.
• Puede consultar, corregir, suprimir y revocar escribiendo a privacidad@mitra.com.co.

Este resumen no modifica la política que sigue.

1. Identificación del Responsable

OmniTech Software S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.821.996-1, con domicilio en Bogotá D.C. y dirección en la Carrera 70 No. 7 B - 24, Ap. 201, de esa misma ciudad, operadora de la plataforma Mitra.

Canal de atención en materia de datos personales: correo electrónico privacidad@mitra.com.co —la vía escrita, y la que deja constancia— y teléfono +57 300 158 3151. Una solicitud presentada por teléfono también da inicio a los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Mientras Mitra no tenga un área dedicada, las peticiones, consultas y reclamos los atiende directamente el equipo fundador de OmniTech por ese canal (artículo 13 numeral 4 del Decreto 1377 de 2013).

2. Datos personales tratados

Nombre, tipo y número de documento de identidad, cargo, correo electrónico, teléfono, credenciales de acceso y registros de uso de la plataforma (fecha, hora, dirección IP y versión de los documentos aceptados) de:

• Administradores de copropiedades que operan una cuenta de Mitra.
• Miembros del consejo de administración, del comité de convivencia, vigilantes y demás usuarios operativos que accedan a la plataforma en ejercicio de un rol dentro de un conjunto.
• Personas que nos contactan por los canales comerciales publicados en mitra.com.co (WhatsApp, línea telefónica o correo) para consultar precios, solicitar una demostración o pedir información, y de quienes tratamos únicamente los datos que ellas mismas nos comunican en ese contacto.
• Representantes legales, apoderados y quienes firman las actas de nombramiento o de autorización de una copropiedad que contrata Mitra, el revisor fiscal y el contador que figuren en su Registro Único Tributario (RUT), y quienes suscriben por ella, o como sus delegados, las actas de implementación y de terminación, de quienes tratamos únicamente los datos que constan en los documentos que la copropiedad nos entrega para el contrato —RUT, certificado de existencia y representación legal, actas de nombramiento y de autorización del consejo o de la asamblea, poder, actas de implementación y de terminación y documento de delegación— y que conservamos en el expediente del contrato.

El tipo y el número de documento del Administrador no se recogen al crear la cuenta del conjunto: los declara él mismo al activar su cuenta, con su acceso personal. Hasta ese momento tratamos únicamente su nombre, su correo electrónico y su teléfono. De los demás usuarios operativos, la invitación recoge el número de documento, que digita la administración del conjunto y se guarda cifrado, pero no el tipo: lo declara cada uno al activar su propia cuenta, con su acceso personal.

Cuando el tipo de documento que alguien declara al activar su cuenta —el Administrador, otro usuario operativo o un residente— es un Permiso Especial de Permanencia (PEP) o un Permiso por Protección Temporal (PPT), Mitra lo trata como dato sensible (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012), porque revela que su titular está amparado por un régimen migratorio de excepción, y por eso le pedimos sobre él una autorización expresa y separada. Damos el mismo trato al número de documento de quince dígitos, aunque no se declare el tipo, porque esa es la longitud que la Resolución 3015 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social fija para el número del PEP; el del PPT no supera los ocho dígitos (Resolución 572 de 2022 del mismo Ministerio) y no se distingue por su formato del de una cédula, así que sobre él decide el tipo declarado. Esta política no rige los demás datos de un residente: los del registro de propietarios y residentes y los de los censos los trata la copropiedad como Responsable, bajo su propia política, y allí Mitra actúa como Encargado.

Nadie está obligado a autorizar ese tratamiento (artículo 12 literal b de la Ley 1581 de 2012; artículo 6 numeral 1 del Decreto 1377 de 2013): para tener una cuenta se declara un tipo de documento, pero no tiene que ser ese, y si no tiene otro puede escribirnos a privacidad@mitra.com.co antes de activar su cuenta. Quien no quiera dar un número de quince dígitos se identifica con otro documento. La autorización versa sobre el tipo de documento; sobre el número informamos y no pedimos autorización, porque exigirla condicionaría la cuenta a un dato sensible que usted no declaró (artículo 6, inciso final, del Decreto 1377 de 2013). Se la mostramos completa en la misma pantalla y antes de registrar el dato (artículo 6 numeral 2 del mismo decreto), y puede revocarla en cualquier momento escribiendo a privacidad@mitra.com.co, solicitud que se atiende dentro de los plazos de ley; la supresión no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (artículo 9 del mismo decreto). El tipo de documento se guarda en texto claro; en nuestra base de datos el número y los datos de contacto se guardan cifrados, aunque el correo electrónico, que es la llave de acceso, lo conserva en claro Google LLC (Firebase), el encargado de la autenticación (sección 6). Cada consulta del tipo o de un número de quince dígitos queda registrada en la auditoría como acceso a información sensible.

El canal de WhatsApp es un servicio de mensajería operado por un tercero (Meta Platforms) bajo sus propios términos con el usuario. OmniTech no controla ese servicio ni le encarga el tratamiento de sus datos: al escribirnos por ese canal, usted transmite directamente a través de él y le aplican los términos y la política de privacidad de ese proveedor. Si prefiere no usarlo, puede escribirnos a los demás canales publicados.

3. Finalidades del tratamiento

Mitra trata estos datos personales para:

1. Crear, verificar y gestionar la cuenta del conjunto y de sus usuarios operativos.
2. Autenticar el acceso a la plataforma (incluyendo el envío de códigos de verificación por SMS o correo).
3. Prestar, facturar y dar soporte al servicio contratado.
4. Cumplir obligaciones legales, contables y regulatorias de OmniTech como operador de la plataforma.
5. Comunicar novedades operativas del servicio (mantenimientos, cambios de funcionalidad, avisos de seguridad).
6. Operar una identidad única del titular en los distintos roles y conjuntos en los que participe (por ejemplo, la misma persona como residente en un conjunto y miembro del comité de convivencia o administradora en otro), reutilizando su perfil ya registrado y evitando volver a capturar datos ya autorizados.
7. Conservar evidencia de las autorizaciones y aceptaciones de términos, política y acuerdos, para efectos probatorios frente al Titular y frente a la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. Verificar la representación y las facultades de quien contrata en nombre de una copropiedad, y conservar la prueba de la celebración y la ejecución del contrato (cláusula novena del Contrato), con los datos de las personas señaladas en el cuarto punto de la sección 2. El RUT de la copropiedad lo usamos además para expedirle la factura electrónica del servicio. El nombre del representante legal y su calidad de tal, que constan en el certificado de existencia y representación, son datos públicos (artículo 3 numeral 2 del Decreto 1377 de 2013) y para tratarlos no se requiere autorización (artículo 10 literal b de la Ley 1581 de 2012). Los demás datos de esos documentos los tratamos con la autorización que nos da quien firma la Orden de Servicio por la copropiedad y, los de las otras personas que figuran en ellos, con su propia autorización, cuya copia nos entrega la copropiedad junto con el documento y conservamos con él. Estos datos no se usan para ninguna otra finalidad de esta sección.
9. Atender las solicitudes comerciales de las personas señaladas en el tercer punto de la sección 2 —responder consultas de precios, preparar cotizaciones y agendar demostraciones—, por el mismo canal por el que la persona nos escribió y dentro de los horarios de la Ley 2300 de 2023, hasta que se concrete o hasta que pida no ser contactada de nuevo, para lo cual basta responder por ese canal o escribir a privacidad@mitra.com.co. Esta finalidad no se aplica a los datos de Administradores ni de usuarios operativos, que Mitra no usa con fines comerciales ni publicitarios.

Mitra no usará estos datos para finalidades comerciales o publicitarias distintas a las aquí descritas sin obtener una autorización adicional y específica del Titular.

4. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos, previa solicitud.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

5. Procedimiento para ejercer los derechos

El Titular puede consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos, o revocar su autorización, escribiendo a privacidad@mitra.com.co e identificándose plenamente. Las consultas se resuelven en diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012; si no es posible cumplir el término, se informará al Titular el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo —porque llegó a un canal comercial y no al de privacidad, o porque la decisión sobre datos cuyo Responsable es la copropiedad le corresponde a ella, sin perjuicio de que Mitra, como Encargado, lo tramite por cuenta de aquella (artículo 18 literal e de la Ley 1581 de 2012)—, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de ello al Titular, conforme al numeral 1 del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

6. Transferencia y transmisión internacional

Los datos se tratan en Estados Unidos por dos encargados: Google LLC (Firebase / Google Cloud), que presta la infraestructura del servicio —cómputo, base de datos, autenticación, archivos y custodia de las llaves de cifrado—, con su cómputo, su base de datos y sus llaves de cifrado configurados en la región us-central1; y Plus Five Five, Inc. («Resend»), que envía los correos del servicio y recibe para ello la dirección del destinatario y lo que cada mensaje comunica. Cada uno trata los datos únicamente por cuenta de OmniTech y según sus instrucciones, bajo el régimen de transmisión de los artículos 24, numeral 2, y 25 del Decreto 1377 de 2013; además, Estados Unidos figura entre los países con nivel adecuado de protección según el numeral 3.2 del Título V de la Circular Única de la SIC, cuyo listado fue establecido por las Circulares Externas 005 de 2017, 008 de 2017 y 002 de 2018 (esta última publicada en el D.O. 50.544). Los códigos de verificación por SMS pueden transitar por proveedores de telecomunicaciones de Google en otras jurisdicciones, bajo el mismo régimen.

7. Vigencia

Esta política rige desde su publicación en https://mitra.com.co/legal/politica-tratamiento-datos y permanecerá vigente mientras Mitra preste el servicio. Los plazos de conservación son, salvo que una obligación legal exija uno distinto:

• Datos del Administrador y de los usuarios operativos: mientras la cuenta del conjunto esté activa y, tras su terminación, una ventana de gracia de noventa (90) días calendario —para cierre, facturación o reclamos—, vencida la cual se suprimen o anonimizan.
• Datos de contactos comerciales: mientras la conversación siga abierta y, agotada la finalidad —porque se contrató, porque la solicitud se abandonó o porque la persona pidió no ser contactada—, un máximo de seis (6) meses, vencidos los cuales se suprimen.
• Evidencia de autorizaciones y bitácora de auditoría: el núcleo probatorio —quién aceptó, cuándo, qué versión del texto, la huella de integridad de ese texto, el canal y el método de autenticación— se conserva diez (10) años, por analogía con el artículo 60 del Código de Comercio, modificado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Los metadatos corroborantes —la dirección IP y el identificador del navegador o de la aplicación (user-agent)— no prueban quién aceptó ni qué se le informó, y se eliminan a los veinticuatro (24) meses de la aceptación o de la operación registrada, salvo que una norma, un litigio o reclamo en curso, o una orden de autoridad competente exija conservarlos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012; artículo 11 del Decreto 1377 de 2013).
• Expediente del contrato: la Orden de Servicio firmada y los documentos que la copropiedad nos entrega para el contrato —RUT, certificado de existencia y representación legal, actas de nombramiento y de autorización, poder, actas de implementación y de terminación y documento de delegación—, con las copias de las autorizaciones de las personas que figuran en ellos, se conservan mientras el contrato esté vigente y diez (10) años desde su terminación, por la misma analogía con el artículo 60 del Código de Comercio, y vencido ese plazo se suprimen. Un documento que se reemplaza por otro se conserva con el mismo plazo.